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Einen offiziellen Brief schreiben

Du möchtest einen offiziellen Brief verfassen? Hier findest du Regeln und Tipps, die dir beim Schreiben helfen werden!

Zusammenfassung:    Die Anlässe für einen Brief sind sehr unterschiedlich: Eine Bewerbung, ein Schreiben an eine Firma oder Behörde, die Kommunikation mit einer Freundin oder einem Freund und vieles mehr. Zunächst einmal erklären wir dir die wichtigsten Bausteine, die ein offizieller Brief enthalten sollte. Gut zu wissen Früher schrieb man den Briefkopf häufig noch so: Köln, den 5. September 2011.

Einen offiziellen Brief schreiben: So bitten Sie Ihre Kunden um die Unterschrift und Rücksendung von Unterlagen

Das Schreiben eines offiziellen Briefes, in dem Sie Ihre Kunden bitten, Unterlagen zu unterschreiben und zurückzusenden, kann eine Herausforderung sein. Doch keine Sorge! Mit der richtigen Herangehensweise und einigen bewährten Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr Schreiben professionell, klar und überzeugend ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen solchen Brief verfassen und welche Elemente dabei besonders wichtig sind. **1. Die Bedeutung eines gut strukturierten Anschreibens** Ein gut strukturierter Brief ist das A und O, um Ihre Botschaft klar und verständlich zu vermitteln. Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und einer kurzen Einleitung, in der Sie den Zweck des Schreibens erläutern. Dies schafft Vertrauen und zeigt dem Empfänger, dass Sie seine Zeit respektieren. *Beispiel:* „Sehr geehrte Frau Müller, anbei erhalten Sie den Vertrag in zweifacher Ausfertigung mit der Bitte um Unterzeichnung und Rücksendung eines Exemplars.“ **2. Klarheit und Präzision** Klarheit und Präzision sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie genaue Anweisungen, was der Kunde tun soll, und fügen Sie alle notwendigen Informationen bei. Dies könnte beinhalten, welche Dokumente unterschrieben werden müssen, wohin sie gesendet werden sollen und bis wann dies geschehen muss. *Beispiel:* „Bitte unterschreiben Sie beide Exemplare des Vertrags an den markierten Stellen und senden Sie ein Exemplar bis zum 15. November 2023 an die unten angegebene Adresse zurück.“ **3. Freundlichkeit und Höflichkeit** Ein freundlicher Ton kann Wunder wirken. Bedanken Sie sich im Voraus für die Zusammenarbeit und bieten Sie Unterstützung an, falls Fragen oder Unklarheiten bestehen. *Beispiel:* „Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Kooperation. Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.“ **4. Lokale Relevanz für Frankfurt am Main** Wenn Ihr Kunde aus Frankfurt am Main oder Umgebung stammt, können lokale Bezüge Vertrauen schaffen und die Beziehung stärken. Erwähnen Sie beispielsweise lokale Events oder Besonderheiten. *Beispiel:* „Wir hoffen, dass Sie die Herbsttage in Frankfurt am Main genießen und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.“ **5. Beispiele für Formulierungen** Hier sind einige Formulierungsbeispiele für verschiedene Szenarien: *Standardanfrage:* „Mit der Bitte um Unterzeichnung und Rücksendung an mich.“ *Vertrag in zweifacher Ausfertigung:* „Anbei erhalten Sie den Vertrag in zweifacher Ausfertigung mit der Bitte um Unterschrift und Rücksendung eines Exemplars.“ *Begleitschreiben:* „Im Anhang finden Sie das Begleitschreiben zum Vertrag zur Unterschrift.“ **6. Statistiken und Fakten** Laut einer Studie von Adobe (2020) bevorzugen 72% der Menschen klare und präzise Anweisungen in geschäftlichen Schreiben. Dies unterstreicht die Bedeutung einer strukturierten und verständlichen Kommunikation. **7. Anekdoten und Beispiele** Eine Anekdote kann helfen, das Thema aufzulockern und persönlicher zu gestalten. *Beispiel:* „Ich erinnere mich an einen Fall im letzten Jahr, als ein Kunde aus Frankfurt am Main uns erzählte, wie er den Vertrag versehentlich an eine falsche Adresse geschickt hatte. Dank unserer klaren Anweisungen konnte das Missverständnis schnell geklärt werden.“ **8. Fazit** Ein offizieller Brief zur Bitte um Unterschrift und Rücksendung von Unterlagen muss nicht kompliziert sein. Mit einer klaren Struktur, präzisen Anweisungen und einem freundlichen Ton können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Denken Sie daran, lokale Bezüge herzustellen, um die Beziehung zu stärken, und bieten Sie immer Unterstützung an. *Zusammenfassung:* - Begrüßung und Einleitung - Klare Anweisungen - Freundlicher Ton - Lokale Relevanz - Beispiele für Formulierungen - Statistiken und Anekdoten Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um einen effektiven und professionellen Brief zu schreiben. --- Ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden erfolgreich anzuschreiben! Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Einen offiziellen Brief schreiben
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Folgende Fragen können wir dir beantworten:

  • Wie bittet man um ein Dokument? - "Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir so bald wie möglich eine Rückmeldung geben könnten." "Könnten Sie mir bitte bis zum [Datum] mitteilen, ob [Grund für die Anfrage]?" "Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie mir Ihre Gedanken und Ihr Feedback zu diesem Thema mitteilen könnten."

  • Wie fragt man höflich nach dem Bearbeitungsstand? - Sie können zum Beispiel fragen: "Guten Tag Frau Müller, hier spricht Herr Meier. Ich wollte mich nur kurz erkundigen, ob meine Bewerbungsunterlagen bei Ihnen eingetroffen sind und ob Ihnen noch etwas fehlt. Könnten Sie mir kurz etwas zum aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens sagen?"

  • Wie formuliere ich eine Aufforderung eindeutig? - „Sie“-Formulierung nutzen Leichter wird es, wenn Sie direkt sagen, zu welcher Reaktion Sie auffordern wollen. Nutzen Sie dafür eine „Sie“-Formulierung: Bitte senden Sie uns diese Angaben bis zum … Hier ist eindeutig, wer was bis wann konkret tun soll.

  • Wie schreibt man eine Begleitschreiben? - Sie schreiben, was Sie am neuen Unternehmen und an diesem Job so anziehend finden. Sie erwähnen das Beste, was Sie über Firma und Position sagen können, und sagen, dass Ihnen genau diese Punkte auf Ihrer Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung besonders wichtig sind.

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